Newsletter – sprawdź, czy robisz to legalnie
W dzisiejszych czasach newslettery to niezwykle popularna forma komunikacji i promocji. Przedsiębiorcom zależy na tym, żeby dzięki tej formie zdobyć, jak najwięcej klientów. Jak zrobić to legalnie, niełamiącRODO i innych praw? Podpowiadamy.
Ochrona konsumentów

Bez zgody nie ma newslettera
To dość oczywiste, ale lepiej, żeby to wybrzmiało na początku – nie możemy wysyłać komuś newslettera bez jego zgody. W tym wypadku najlepiej sprawdza się checkbox, którego należy wyposażyć w formularz zapisu do newslettera.
Informacja i polityka prywatności
Kolejną istotną kwestią jest obowiązek informacyjny wynikający z RODO. Newsletter jest przetwarzaniem danych, więc nie można ignorować tego obowiązku. Dlatego też koniecznie należy poinformować użytkownika:
- kto będzie przetwarzał jego dane osobowe,
- jaki jest cel przetwarzania,
- w oparciu o jakie podstawy prawne,
- jak długo przetwarzane będą dane,
- jakie uprawnienia są związane z tym newsletterem.
Oczywiście nie trzeba tego rozpisywać w formularzy, ale trzeba zaznaczyć, że te dane będą przetwarzane, a szczegółowe informacje znajdują się w Polityce Prywatności.
Rejestr czynności przetwarzania danych osobowych
Nie możemy zapomnieć, że newsletter musi być skatalogowany w rejestrze czynności przetwarzania. Każdy administrator danych powinien posiadać ten dokument, który odpowiednio opisze.
Szczegółowa dokumentacja – czy jest potrzebna?
Niezbędna jest również wewnętrzna dokumentacja ochrony danych osobowych, gdzie musi znaleźć się:
- polityka ochrony danych osobowych,
- rejestry użytkowników,
- rejestry upoważnień,
- wszystko, co wiąże się z wdrożeniem ochrony danych osobowych w kompleksowy sposób.
Jest to o tyle istotne, że w przypadku kontroli możesz przedstawić skrupulatną dokumentacje, która potwierdza ochronę danych osobowych.
Przetwarzanie danych w ramach newslettera, to tylko jakaś część z całości przetwarzania, które zachodzi w Twojej firmie. \ Skorzystaj z pomocy profesjonalnych prawników, decydując się na poradę prawną online.